OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
1. Desarrollar un sistema de gestión documental ágil, dinámico e integral.
2. Promover una cultura de autocontrol en lo relacionado con la gestión documental.
3. Posicionar métodos de búsqueda documental eficientes y oportunos para los usuarios de gobierno local.
como problemas se principal se planteo la falta de recursos económicos para lograr la habilitación estructural así como el mobiliario y el personal necesario para el logro de los objetivos institucionales.
Seguidamente a la adecuación física del archivo, se dispone a adquirir con la modalidad de subasta inversa, los archivadores rodantes de la sede central y el archivo satélite de la secretaria de tránsito y transporte, logrando agilidad y transparencia con un costo óptimo para la administración. Dicho suministro tuvo un valor aproximado de 147 millones de pesos, equivalentes US70.000
Una vez adquiridos y verificados todos estos componentes, se emprendió la reubicación de los documentos por cuenta del personal de archivo y secretaria general. Con respecto a si las instalaciones actuales del archivo son adecuadas según las normas de archivo y si el espacio es suficiente podemos hacer las siguientes consideraciones:
De acuerdo al cuadro de áreas del archivo general del municipio que se presenta a continuación se evidencia la disposición de los espacios para la conservación de los documentos de archivo de la administración municipal, donde se cuenta con un área total de 498 m2 para la preservación de aproximadamente 5 millones de folios de documentos de archivo, obviamente sin contar con los archivos de gestión de cada estación de trabajo en las dependencias. Afirmamos contar con instalaciones adecuadas físicamente y de acuerdo a las disposiciones del Archivo General de la Nación, y a pesar de ello es natural el crecimiento anual del volumen documental físico y electrónico del acervo del archivo, para lo cual se aplicaran los tiempos estipulados según las tablas de retención documental, sin embargo hay que contemplar disposición de mayor área para el depósito de documentación.
Vale la pena resaltar que el escenario ideal de la oficina del archivo general luego de haber integrado la dependencia a la administración central mejorando el acceso a clientes internos y externos del archivo, ha optimizado los tiempos de respuesta y el acceso a la información de los ciudadanos incrementando la percepción de transparencia de los procesos, también es de resaltar la labor del cuerpo técnico de archivistas los cuales atienden las solicitudes de los clientes externos que no solo son habitantes de la ciudad sino también de fuera y el personal de funcionarios de planta y contratistas que suman aproximadamente 300 personas que generan información diariamente. Actualmente la dependencia cuenta con un profesional especializado en archivística como coordinador, 5 técnicos y 5 auxiliares de archivo, todos con formación académica en manejo de archivos.
El 30 de octubre de 2013 es inaugurado el Centro de Respuesta y Archivo, con la presencia y aprobación del Director del Archivo General de la Nación Dr. Carlos A. Zapata, quien resalto el gran avance del municipio en la gestión documental y dejo proyectado el convenio interinstitucional entre el AGN y la Alcaldía de Duitama de cooperación, para hacer de este archivo un modelo a nivel nacional.
Por el volumen documental, especificidad de los temas e importancia de la información, se ha fortalecido el área de contratación, fiscalización de la secretaria de hacienda y secretaria de tránsito y transporte, con técnicos de archivo que apoya y custodian la información de dichas áreas.
A partir de la readecuación del local del archivo, los técnicos cuentan con áreas adecuadas para el desarrollo de su labor archivística, además de contar con la adquisición por primera vez de equipos informáticos nuevos y de última tecnología para la salvaguarda de la información digital. Todas las áreas cuentan con todos los elementos de seguridad y bioseguridad.
Continuamente el archivo recibe visitantes del sector académico y tiene la misión de infundir el cumplimiento de la labor archivística organizacional a partir de la implementación de estrategias concertadas con las dependencias para dicho fin, se requiere una logística integral para poder atender toda la administración para el cumplimiento de la Ley general de Archivo 594 de 2000.
2. Ser un modelo para ciudades intermedias y otros municipios que requieran replicar el modelo.
3. Aprendizaje institucional en todos los actores organizacionales que deben incrementar su capacidad de respuesta, así como asumir el rol de facilitadores.
• Reducción coste económico: Asimismo, se ve reducido considerablemente el coste económico asociado principalmente a la reducción de costes en tareas relacionadas con la gestión de documentos que no generan valor añadido.
• Minimizar riesgos de pérdida de información: En este caso, la pérdida, manipulación incorrecta o deterioro de cualquier tipo.
3) POSIBILIDAD DE REPLICA
La experiencia desarrollada por el Municipio de Duitama denominada “FORMACION ARCHIVISTICA ORGANIZACIONAL” (FARO), es un modelo que amerita la réplica de otras entidades de las mismas características ya que inicialmente no requiere inversión económica por parte de los Municipios ya que lo fundamental es que a partir de los elementos existentes en la entidad se empodere a su personal a la aplicación y desarrollo de los debidos procesos archivísticos generando consciencia de la necesidad e importancia de estos en la optimización de la transparencia y el quehacer público.
• Diagnóstico y análisis organizacional (situación problemática que se observa)
• Diseño de las estrategias de implementación (mecanismos de control y mejora).
• Direccionamiento de las estrategias (costos, inversiones, mano de obra).
• Control de la situación deseada (evaluación de impacto).
La aplicabilidad de esta experiencia se adecua al tamaño de cada entidad debido a que de acuerdo al tamaño de esta así mismo será la producción documental que genere y sea cual fuere su tamaño dependerá de la voluntad y compromiso de sus funcionarios y de la proyección y gestión de su alta dirección.
La competencia laboral de gestión documental o archivos cada vez es más accesible, por lo tanto no es oneroso poder acceder a personal con concomimiento específico en dicha materia, el cual replicara a los demás funcionarios a partir de la capacitación.
Los elementos de conservación de los documentos están establecidos de acuerdo a las normas direccionadas por el archivo general de la nación, por lo tanto pueden ser fácilmente incluidas en los planes de compra de las entidades.
El aprendizaje evidenciado con esta experiencia demuestra que la aplicación y desarrollo de los procesos archivísticos deben ser motivados armónicamente desde la dirección hacia todos los niveles de la entidad y debe formular y plantear las estrategias con las cuales ayudara a sus funcionarios a poner al día sus fondos documentales. Pues de no ser así la apatía de los mismos se configurara como el principal obstáculo.
• Diagnóstico organizacional y análisis de los fondos acumulados.
• Diseño de las estrategias de intervención de procesos archivísticos
• Direccionamiento de las estrategias; firma de acuerdo con los funcionarios de la Alcaldía del Municipio de Duitama “Pacto de Formación Archivística” (ver anexos).
Entre las etapas fundamentales del proyecto podemos resaltar:
Incluir en el plan de desarrollo el programa correspondiente a la organización de archivos.
Diagnóstico inicial donde se establezca una escala de las dependencias que evidencie de mayor a menor el nivel de intervención archivística requerida.
Adquisición de elementos para la debida conservación de documentos, así como la adecuación de espacios para el depósito de archivos
Intervención y organización en las diferentes dependencias con la dirección de personal calificado en el tema de archivo.
SUSTENTABILIDAD EN EL TIEMPO
Teniendo en claro que el cumplimiento de las normas archivísticas es de obligatorio cumplimiento por la ley así como el presupuesto para la adquisición de insumos para su realización, la experiencia va encaminada a preservar el compromiso de los funcionarios con la gestión de sus documentos de archivo a partir del apoyo y disposición desde la dirección por generar espacios y compromisos estratégicos en los cuales se logre motivar al personal para realizar debidamente sus obligaciones e pro de la mejora continua del servicio público del acceso a la información.
Como lo dijimos anteriormente, la generación de archivos es infinita pues es inherente a las evidencias que dejamos los seres humanos en el cumplimiento de nuestras actividades, por lo tanto sería imposible pensar que algún día acabaran los archivos y al contrario es necesario prever y planear su conservación.
Nuestra experiencia tendrá continuación gracias a las inversiones que se han logrado en cuanto a la adecuación del entorno archivístico capacitaciones del personal involucrado en el manejo de documentos y lo más importante y vital de nuestra experiencia que es la incorporación del sentido de pertenencia y apropiación por parte de los funcionarios.
PROYECTO FARO ALCALDIA DE DUITAMA.pdf