Establecer los lineamientos y pasos a seguir para el proceso de afiliación de nuevos miembros a Coopvida, garantizando la correcta recopilación de datos, verificación de información y activación del estatus de socio.
Este procedimiento aplica a todo el personal del Departamento de Afiliaciones y áreas involucradas en el proceso de registro de nuevos asociados.
El interesado presenta la Solicitud de Afiliación debidamente completada y firmada.
El agente de afiliaciones verifica que todos los campos obligatorios estén diligenciados y legibles.
Se revisa que se adjunte la documentación requerida (ver punto 5.2).
El personal verifica la autenticidad de los documentos presentados (cédula, comprobante de residencia, etc.).
Se asegura que los datos en la solicitud coincidan con los documentos.
Se verifica que el interesado cumpla con los requisitos básicos de edad y residencia según el reglamento vigente.
Una vez validada la documentación, el agente ingresa los datos del nuevo afiliado al sistema SIGAF (Sistema Integrado de Gestión de Afiliados).
El sistema genera automáticamente un Código de Afiliado único.
Se escanea y almacena digitalmente la documentación en el expediente virtual del asociado.
El supervisor del Departamento de Afiliaciones revisa la solicitud ingresada en el sistema.
Confirma la veracidad de los datos y la documentación.
Si todo es correcto, aprueba la afiliación en el sistema.
El sistema o el departamento genera una comunicación oficial (correo o carta) confirmando la aceptación como afiliado.
Se incluye el Código de Afiliado, las fechas de inicio de cobertura (si aplica) y las obligaciones del nuevo miembro (cuotas, aportes).
Una vez notificado el nuevo afiliado, su cuenta se activa en el sistema para que pueda acceder a los servicios y beneficios de Coopvida según el plan al que se haya afiliado.
Se actualiza el padrón general de afiliados.
En caso de documentación incompleta, se informa al interesado las deficiencias y se le da un plazo de 5 días hábiles para subsanarlas.
Si la documentación no es válida o hay inconsistencias graves, el caso se eleva al Jefe del Departamento de Afiliaciones para análisis y decisión final.
El Departamento de Afiliaciones mantiene un registro de todas las solicitudes recibidas, aprobadas y rechazadas.
Se conservan copias digitales de toda la documentación presentada.
El sistema SIGAF genera reportes mensuales de afiliaciones nuevas.